Nỗi khổ của việc xử lý đơn hàng thủ công

Bạn có bao giờ cảm thấy quá tải khi xử lý đơn hàng? Một ngày nhận hàng chục đơn, vừa phải ghi chép lại thông tin khách hàng, vừa kiểm tra tồn kho, nhập liệu, rồi gọi điện xác nhận? Khi số lượng đơn hàng ít, có thể bạn vẫn kiểm soát được. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, lượng đơn tăng lên, nếu vẫn làm theo cách cũ, bạn sẽ dễ mắc sai sót và mất rất nhiều thời gian.

• Khách chờ lâu, dễ mất kiên nhẫn: Khi khách đặt hàng nhưng phải đợi bạn kiểm tra kho, tính toán số lượng, xác nhận qua nhiều bước thủ công, họ có thể chuyển sang đối thủ có quy trình nhanh hơn.
• Số liệu không chính xác, dễ nhầm lẫn: Nhập liệu sai, ghi nhầm số lượng hàng, cập nhật tồn kho không đồng bộ… dẫn đến đơn hàng bị xử lý sai, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
• Khó theo dõi tiến trình đơn hàng: Khi đơn hàng bị kẹt ở một khâu nào đó mà bạn không biết, bạn sẽ gặp khó khăn khi giải quyết các yêu cầu của khách. Không có hệ thống rõ ràng, việc kiểm tra từng đơn hàng sẽ mất nhiều thời gian.
• Áp lực lớn lên nhân sự: Khi đơn hàng nhiều lên, nhân viên phải làm việc liên tục để nhập liệu, đối soát và xử lý đơn. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn khiến họ dễ mắc lỗi do quá tải.

Nếu bạn thấy những vấn đề này quen thuộc, có lẽ đã đến lúc thay đổi cách làm.

Tự động hóa quy trình – Giải pháp giúp doanh nghiệp nhẹ gánh

Giải pháp quản lý đơn hàng bằng ERP Tradefast sẽ giúp bạn thoát khỏi những bất cập trên bằng cách:

• Tự động ghi nhận đơn hàng: Khi khách đặt hàng, hệ thống sẽ cập nhật thông tin ngay lập tức mà không cần nhập tay. Nhân viên chỉ cần kiểm tra và xác nhận trong vài giây.
• Theo dõi tồn kho chính xác: Bạn không cần mở sổ hay dò từng kệ hàng để biết còn bao nhiêu hàng. ERP sẽ cập nhật tồn kho theo thời gian thực, giúp bạn ra quyết định nhanh chóng.
• Giảm thiểu sai sót nhập liệu: Tất cả thông tin đơn hàng, khách hàng đều được lưu trữ và quản lý chặt chẽ trên hệ thống, hạn chế tối đa lỗi do nhập tay.
• Theo dõi trạng thái đơn hàng dễ dàng: Bạn có thể biết đơn hàng đang ở bước nào, đã giao chưa, khách đã thanh toán hay chưa… mà không cần dò tìm trong hàng loạt giấy tờ hoặc file Excel.

Nếu không thay đổi, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn gì?

Có thể bạn nghĩ rằng mình vẫn có thể duy trì cách làm cũ, nhưng càng để lâu, bạn sẽ càng thấy rõ những bất cập:

• Cạnh tranh ngày càng khốc liệt: Đối thủ của bạn có thể xử lý đơn hàng nhanh hơn nhờ công nghệ, trong khi bạn vẫn loay hoay với các quy trình thủ công. Khách hàng sẽ chọn ai?
• Khó mở rộng quy mô: Khi đơn hàng tăng gấp đôi, nhân sự của bạn có thể xử lý kịp không? Nếu không có hệ thống hỗ trợ, bạn sẽ phải thuê thêm nhân sự, tốn thêm chi phí nhưng vẫn không đảm bảo hiệu quả.
• Doanh thu bị ảnh hưởng: Sai sót trong đơn hàng, chậm trễ giao hàng khiến khách hàng mất lòng tin. Một khách không hài lòng có thể kéo theo nhiều khách khác rời đi.

Bắt đầu tối ưu quy trình ngay hôm nay với ERP Tradefast

Đừng để quy trình thủ công kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp bạn. ERP Tradefast sẽ giúp bạn tự động hóa quản lý đơn hàng, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Doanh nghiệp của bạn xứng đáng với một giải pháp chuyên nghiệp hơn. Hãy thử ngay ERP Tradefast để thấy sự khác biệt!