Nếu bạn từng đau đầu vì hàng hóa nhập về mà không biết còn chỗ hay không, kiểm kho tốn hàng giờ đồng hồ nhưng số liệu vẫn sai lệch, hoặc đến khi khách đặt hàng mới phát hiện kho đã hết sạch, thì bạn không phải là người duy nhất. Rất nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với những khó khăn này khi quản lý kho theo cách thủ công.

Vậy quản lý kho thủ công có những rắc rối gì, và phần mềm ERP có thể giải quyết ra sao? Hãy cùng tìm hiểu!

1. Những khó khăn khi quản lý kho theo cách truyền thống

Không biết chính xác kho còn bao nhiêu hàng

Với cách làm thủ công, nhân viên kho phải liên tục kiểm tra, ghi chép vào sổ hoặc nhập số liệu vào file Excel. Thế nhưng, chỉ cần một lần nhập sai hoặc quên cập nhật, số lượng hàng tồn trên giấy sẽ khác xa thực tế.

Kết quả? Nhập hàng dư thừa gây lãng phí hoặc thiếu hàng khiến khách phải chờ đợi.

Kiểm kho mất thời gian, nhưng vẫn không chính xác

Nhiều doanh nghiệp mất cả ngày, thậm chí nhiều ngày để kiểm kho định kỳ. Dù vậy, con số kiểm tra được có thể vẫn không khớp do thất thoát, sai sót trong quá trình ghi nhận.

Làm thủ công đồng nghĩa với tốn thời gian, tốn công sức mà vẫn không đảm bảo chính xác.

Hàng hóa thất lạc, thất thoát mà không rõ nguyên nhân

Khi không có một hệ thống theo dõi bài bản, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng hàng hóa bị mất, nhập kho nhưng không ai biết nằm ở đâu, hoặc hết hạn sử dụng mà không phát hiện kịp thời.

Điều này không chỉ gây lãng phí mà còn ảnh hưởng đến uy tín khi giao hàng sai hoặc không đúng tiến độ.

2. Giải pháp: Quản lý kho tự động với ERP Tradefast

Thay vì dựa vào giấy tờ, file Excel hay trí nhớ của nhân viên, ERP Tradefast giúp quản lý kho chính xác, nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Biết chính xác hàng tồn kho theo thời gian thực

ERP Tradefast cập nhật số lượng hàng hóa tự động ngay khi có nhập, xuất. Chủ doanh nghiệp hay nhân viên kho chỉ cần mở hệ thống là biết ngay tồn kho thực tế, không còn cảnh lật sổ hay kiểm tra từng kệ hàng.

Cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc tồn kho quá lâu

Hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo khi số lượng hàng sắp cạn, giúp doanh nghiệp chủ động nhập hàng mà không sợ thiếu. Đồng thời, những mặt hàng lâu không bán được cũng sẽ được nhắc nhở để kịp thời xử lý, tránh ứ đọng vốn.

Sắp xếp kho khoa học, dễ tìm hàng

ERP Tradefast giúp gán vị trí chính xác cho từng loại hàng hóa, quản lý theo mã hàng, lô hàng. Nhờ vậy, khi cần xuất kho, nhân viên có thể tìm hàng nhanh hơn thay vì mất thời gian lục tìm khắp nơi.

Tiết kiệm thời gian kiểm kho

Hệ thống cho phép kiểm kho nhanh chóng và chính xác hơn, chỉ mất một phần nhỏ thời gian so với cách làm thủ công.

3. Nếu không thay đổi, doanh nghiệp sẽ trả giá đắt

Bạn có thể nghĩ rằng "từ trước đến giờ vẫn làm vậy, có sao đâu?" Nhưng thực tế, càng trì hoãn việc tự động hóa kho, doanh nghiệp càng đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng:

• Mất khách hàng vì giao hàng chậm: Không có số liệu chính xác, đến khi khách đặt hàng mới phát hiện kho đã hết. Khách phải chờ lâu hoặc tìm đến đối thủ cạnh tranh.

• Thất thoát hàng hóa mà không ai chịu trách nhiệm: Hàng nhập về nhưng không ai biết nằm ở đâu, xuất kho rồi nhưng không rõ ai lấy, hàng cận date bị bỏ quên đến khi không thể sử dụng.

• Tồn kho quá mức, đọng vốn, lãng phí kho bãi: Không có dữ liệu chính xác để tính toán nhu cầu, nhập hàng theo cảm tính dẫn đến dư thừa, chi phí lưu kho tăng cao mà hàng hóa không luân chuyển.

• Tốn quá nhiều thời gian cho việc kiểm kho, nhập liệu: Nhân viên mất hàng giờ, thậm chí cả ngày chỉ để kiểm kho, đối chiếu sổ sách, nhưng vẫn không đảm bảo chính xác.

Nếu những vấn đề này lặp đi lặp lại, doanh nghiệp không chỉ thiệt hại tài chính mà còn mất lợi thế cạnh tranh. Giữ cách làm cũ, doanh nghiệp sẽ mãi giậm chân tại chỗ!

4. Hành động ngay trước khi quá muộn!

Thời đại số không chờ đợi ai! Những doanh nghiệp linh hoạt trong quản lý kho sẽ luôn đi trước một bước, phục vụ khách hàng nhanh hơn, tối ưu chi phí tốt hơn và có lợi nhuận cao hơn.

ERP Tradefast không chỉ giúp bạn kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực, mà còn cảnh báo sớm, tối ưu không gian kho và giảm chi phí vận hành.

❗ Đừng để kho hàng tiếp tục là nỗi ám ảnh! Hãy để ERP Tradefast giúp bạn làm chủ hàng hóa, cắt giảm thất thoát và nâng cao hiệu suất ngay từ hôm nay!